Definir los criterios necesarios para la programación de actividades en el Programa Operativo Anual (POA), con el fin de programar las actividades en el ejercicio fiscal 2015, controlar la asignación de los presupuestos en los meses necesarios, dar seguimiento a los indicadores en el cumplimiento de las actividades programadas que coadyuven a lograr las metas planteadas en el Plan de Desarrollo Institucional de la Universidad Autónoma del Carmen.

El reglamento general de Planeación entra en vigor en Diciembre de 2010, haciendo mención a los programas operativos en los siguientes artículos.

Artículo 30. Los programas operativos anuales tienen el propósito de construir de manera permanente la Universidad, Función Sustantiva, Escuela, Facultad o Dependencia Académica que se explicita en la visión señalada en el Plan de Desarrollo correspondiente.

Artículo 31. Los programas operativos anuales deberán ser presentados para su aprobación o en su caso ratificación ante el Honorable Consejo Universitario la segunda quincena del mes de noviembre anterior al año en que éstos se ejecutarán.

Artículo 32. Los programas operativos anuales se constituirán en la columna vertebral de los presupuesto de egresos correspondientes.

Todas las unidades que cuenten con un presupuesto asignado deberán realizar la programación de sus actividades en función a los programas institucionales que se atenderán en el ejercicio 2015.

A los recursos financieros otorgados mediante subsidio ordinario federal y estatal, así como el recurso propio que sea utilizado en las actividades fundamentales para alcanzar el objetivo de la unidad, exceptuando los recursos necesarios para la compra de activos.

Los responsables de las unidades con recursos presupuestales asignados, deberán realizar la programación de sus actividades que satisfagan a la función principal de cada unidad, apegándose a los programas, proyectos, ejes estratégicos y objetivos autorizados para el ejercicio 2015, mediante la captura en el formato F-COP-DPE-pp-01 “Programa Operativo Anual”. Debiendo seleccionar los proyectos que correspondan a los programas autorizados.

Posterior a ello seleccionarán los objetivos que correspondan a los ejes estratégicos que atenderán.

Así mismo deberán seleccionar la actividad y sub actividad que corresponde a la UR.

No deberán incluir actividades de apoyo como por ejemplo, imprimir fotocopias, redactar oficios, enviar correos, etc.; ni tampoco considerar la adquisición combustible, artículos de limpieza, refacciones de equipo de cómputo, activos, el mantenimiento a los edificios, a los vehículos, al mobiliario, a los equipos y los servicios de vigilancia; estos serán proporcionados.

Es importante revisar y analizar las actividades y las metas que se pretenden alcanzar, no hay un número ideal para realizar la programación, lo básico es programar todas las actividades fundamentales necesarias para alcanzar el objetivo de la unidad.

Distribución en el tiempo de las actividades se debe realizar cuando se alcanza la actividad señalada, y sirve para asignar el recurso financiero; siguiendo el mismo ejemplo:

Se realizará en el sistema, información que sirve de apoyo para el seguimiento de la programación de actividades por cada uno de los responsables de las unidades de forma mensual; el seguimiento en el Departamento de Programación Institucional se realizará de forma trimestral, los períodos en que el sistema permanecerá abierto para su acceso es el siguiente:

El Responsable de la ejecución del POA (titular de la unidad Secretaría, Coordinación, Dirección o Departamento) deberá dar cumplimiento a las actividades programadas en el POA de su unidad.

Supervisión de la ejecución del POA será responsabilidad del jefe inmediato superior y se encargará de supervisar el cumplimiento de las actividades programadas.

Los responsables de la ejecución del POA deberán asistir a las reuniones que convoque el área de Programación Institucional.

El titular de la unidad es responsable de la información contenida en la programación, reprogramación e informes emitidos relacionados al Programa Operativo Anual de su unidad, así como del ejercicio presupuestal de su unidad.

La evaluación, se da posterior al reporte trimestral del programa operativo de las unidades, en el que se evalúan los porcentajes alcanzados en relación a las actividades o acciones programadas a realizar en el trimestre, se analizan las causas que originan que determinada actividad o acción no se lleve a cabo y determina la procedencia de la reprogramación de la actividad o acción en el período solicitado por el responsable de la unidad.

Reprogramación, se da posterior al análisis y evaluación en el Departamento de Programación Institucional y en el sistema deberán señalar la causa o causas que originan que por diversas circunstancias no se realiza de forma total la actividad programada, el cual tiene como función establecer nuevas fechas para la realización de dichas actividades; y dar seguimiento de acuerdo con la reprogramación en los siguientes trimestres.

El Departamento de Programación convoca a reuniones de trabajo para dar seguimiento y evaluación a las causas que pueden concluir en un incumplimiento con los involucrados en los procesos y fijar compromisos y acuerdos para lograr el cumplimiento de la programación realizada.

Posterior al reporte de “Seguimiento del Programa Operativo Anual” el Departamento de Programación informará los porcentajes de avance en el alcance de las actividades programadas de cada unidad

Al tratarse de ampliaciones presupuestales de los recursos financieros del subsidio ordinario federal, estatal y recurso propio con el que se hayan programado las actividades fundamentales para alcanzar el objetivo de la unidad, los responsables de las unidades deberán indicar la actividad o acción en la que programan ejercer el recurso solicitado

Tratándose de cancelación de acción o actividad total o parcial deberá indicarse las razones por las que se cancela, así como la programación de los recursos financieros asignados a la acción o actividad; la solicitud será evaluada y en caso de proceder el recurso será integrado al presupuesto Institucional y se asignará para el cumplimiento de otra actividad Institucional.

Cualquier otra situación no considerada en el presente será resuelta por la Coordinación Administrativa de Planeación a través del Departamento de Programación Institucional